El proceso de capacitación organizado en cinco etapas

El proceso capacitador requiere de una organización que permita el cumplimiento de los objetivos. De acuerdo a la Delegación Federal del Trabajo en el Estado de Guanajuato, México, dicho proceso consta de cinco etapas interactuantes con acciones específicas:

1. Análisis situacional.
2. Detección de necesidades.
3. Plan y programas de capacitación.
4. Operación de las acciones de capacitación.
5. Evaluación y seguimiento de la capacitación.

1. Análisis situacional

La capacitación es una alternativa fundamental para apoyar el crecimiento de las unidades productivas, sobre todo cuando para ello se realizan esfuerzos planeados y dirigidos en base a situaciones reales, por lo que es importante una revisión de la empresa, en cuanto a sus objetivos, metas y políticas laborales, recursos humanos, técnicos, materiales y financieros, etc., así como la determinación de problemas reflejados en cada puesto de trabajo, todo esto con la finalidad de disponer de los elementos informativos reales para la adecuada toma de decisiones y así garantizar el éxito en la preparación integral de los trabajadores.

2. Detección de necesidades

La detección de necesidades de capacitación, consiste en desarrollar un estudio de la problemática identificada en el análisis situacional, que abarque cada nivel de ocupación laboral, para ubicar los problemas que serán resueltos con capacitación y los que requerirán de una atención distinta por parte de la empresa. Mediante la elaboración y desarrollo de planes y programas de formación integral, se buscará la solución de los primeros, dirigiendo el estudio al cumplimiento de los siguientes objetivos:

• Determinar si las dificultades se localizan en los trabajadores o en la organización, con el propósito de identificar al personal que requiere capacitación.
• Identificar las áreas prioritarias de atención.
• Reconocer en el personal las carencias de conocimiento y habilidades, o bien la falta de un reforzamiento de sus actitudes, que repercuten en el desempeño laboral.
• Definir necesidades de capacitación, tanto presentes como futuras, estas últimas atendiendo posibles cambios en la empresa.

Con el análisis e investigación, que se lleva a cabo en esta etapa del proceso capacitador, la empresa va a disponer de datos precisos por nivel de ocupación, que le permitirán valorar no sólo las dificultades, sino también sus oportunidades y decidir acerca de las prioridades de atención.

[Lea el artículo sobre DNC: Determinación de Necesidades de Capacitación]

3. Plan y programas

En esta etapa, las necesidades de capacitación se van a reflejar en un proyecto denominado Plan de Capacitación, que involucra todas las áreas de oportunidad de la empresa, que se ajusta a las características y necesidades reales detectadas en esta, detalla el presupuesto y las inversiones que son destinadas a la preparación integral del personal. Como uno de los aspectos más relevantes del Plan se destaca su contribución al cumplimiento, de propósitos, políticas y objetivos de los trabajadores y de la propia organización.

El Plan de Capacitación es un documento integrado por un conjunto de programas específicos, ordenados por áreas, niveles de ocupación y con el detalle de las actividades implicadas y que considera además los lineamientos y procedimientos para su aplicación. Una vez diseñado el plan, se describirán detalladamente en un programa las actividades de enseñanza-aprendizaje tendientes a satisfacer las necesidades de capacitación de las diferentes áreas, departamentos o secciones de la empresa, sin descuidar la secuencia y organización.

4. Operación de las acciones

Etapa del proceso capacitador en la que se lleva a la práctica del programa de capacitación. En una empresa, ejecutar acciones de capacitación significa realizar el proceso de formación de su personal. Para el éxito en el desarrollo del programa de capacitación, es importante la consideración de las siguientes técnicas.

1. Elegir opciones: grupal, individual o a distancia, etc.
2. Elegir modalidad: curso, seminario, conferencia o plática.
3. Organizar el evento: selección de participantes y logística del evento.
4. Realizar el evento.

5. Evaluación y seguimiento

Aplicados los programas de capacitación, las acciones de la empresa deberán orientarse a determinar el aprendizaje logrado por los participantes en el curso así como la tarea realizada por los instructores. Para ello es necesario seguir un proceso técnico que permita:

1. Establecer el grado de avance de las acciones de capacitación.
2. Verificar la actualización y perfeccionamiento de las actividades laborales.
3. Establecer normas, procedimientos y criterios en la identificación de errores y establecer propuestas de solución.
4. Contribuir al logro de objetivos y metas de la empresa.
5. Conocer la efectividad de la capacitación.
6. Proponer nuevas actividades de la capacitación.

La evaluación además de medir los resultados del aprendizaje, deberá comprobar la efectividad de la enseñanza, la coordinación y calidad de los eventos.

Además de evaluar los resultados del proceso capacitador, es importante que después de un tiempo de haber llevado a término, se determine y analice el impacto de la capacitación en las áreas ocupacionales. El seguimiento del proceso capacitador deberá cumplir con objetivos tales como:

• Analizar el desempeño profesional y el desarrollo de los trabajadores capacitados.
• Comparar el desempeño de los trabajadores capacitados con el personal que no la ha sido formado.
• Identificar necesidades no satisfechas de capacitación.
• Establecer condiciones actuales o deseadas.
• Determinar nuevos objetivos y metas.
• Orientar la planeación de las acciones de capacitación para su mejor operación.
• Aprovechar las evaluaciones cuantitativas y cualitativas del proceso capacitador para valorar la idoneidad de las entidades responsables del programa.

Al concluir la evaluación y seguimiento de las acciones de capacitación la empresa estará en posibilidades de retroalimentar una nueva planeación y acciones de capacitación.