La notificación de incidentes es una de las herramientas clave en la gestión de la seguridad y salud ocupacional. Dada su importancia, la Organización Internacional del Trabajo- OIT ha efectuado una serie de recomendaciones, tanto normativas como de procedimiento, para que los Estados, las empresas y trabajadores tengan en cuenta.
Según la OIT, mediante leyes o reglamentos nacionales o cualquier otro método conforme a las condiciones y la práctica nacionales, la autoridad competente debería establecer y aplicar procedimientos para la notificación de los accidentes de trabajo, las enfermedades profesionales, los sucesos peligrosos o los accidentes de trayecto.
El organismo señala que debería garantizarse una estrecha colaboración entre la autoridad o autoridades competentes, los poderes públicos, las organizaciones representativas de los empleadores y de los trabajadores, y las demás entidades encargadas de formular y aplicar los procedimientos.
En las leyes o en los reglamentos nacionales debería especificarse que los accidentes de trabajo, las enfermedades profesionales, los accidentes de trayecto y los sucesos peligrosos han de ser objeto de notificación, según proceda, ante:
- el órgano encargado de velar por el cumplimiento de la normativa (por ejemplo, el servicio de inspección del trabajo);
- la institución aseguradora que corresponda;
- el organismo encargado de las estadísticas; u
- otros organismos.
En las leyes o en los reglamentos nacionales debería especificarse:
- los datos relativos a los accidentes de trabajo, las enfermedades profesionales, los sucesos peligrosos y los accidentes de trayecto que han de notificarse a la autoridad competente, al servicio de inspección del trabajo, a la institución aseguradora o a otros organismos, según proceda;
- los plazos para la presentación de las notificaciones, las cuales, de preferencia, deberían ser comunicadas por el empleador luego de haber sido informado: inmediatamente, por el medio más rápido del que se disponga, en cuanto se haya recibido información sobre un accidente del trabajo que haya sido causa de defunción; dentro del lapso prescrito, en lo que atañe a los demás casos de accidente del trabajo y de enfermedad profesional;
- los formularios normalizados que han de utilizarse obligatoriamente para la presentación de las notificaciones a la autoridad competente, al servicio de inspección de trabajo, a la institución aseguradora o a otros organismos;
- el hecho de que el empleador designe a una persona competente y con experiencia para que se encargue de presentar la notificación;
- las responsabilidades, las disposiciones y los procedimientos apropiados que permitan a los empleadores colaborar en el procedimiento de notificación, cuando dos o más empresas desarrollan simultáneamente actividades en un mismo lugar de trabajo; y
- los sistemas que habrán de tenerse en cuenta para la clasificación de los datos.
De igual manera, la OIT considera que en las leyes o en los reglamentos nacionales debería especificarse que el empleador tiene la obligación de notificar una enfermedad profesional, por lo menos, toda vez que reciba un certificado médico en donde conste que uno de sus trabajadores padece una enfermedad profesional.
Si fuera necesario ampliar la información exigida para notificación, debería especificarse en las leyes o en los reglamentos nacionales:
- el contenido y el formato de los formularios en los que se comunique la información complementaria a la autoridad competente;
- el procedimiento que habrán de seguir los empleadores para comunicar la información contenida en los formularios a la autoridad competente, así como la frecuencia con que deberán presentarse los mismos.
La autoridad competente, según la OIT, debería registrar las notificaciones de manera que se puedan utilizar para recopilar las estadísticas correspondientes y para realizar estudios analíticos.
La tarea de la empresa
El empleador debería adoptar medidas en la empresa, de conformidad con las leyes o los reglamentos nacionales, para la notificación de los accidentes de trabajo, las enfermedades profesionales, los sucesos peligrosos y los accidentes de trayecto.
Para la OIT, las disposiciones que se adopten en la empresa deberían incluir:
- la designación de una persona competente encargada de preparar la notificación que presentará el empleador;
- la determinación del responsable de efectuar la notificación cuando dos o más empleadores desarrollen simultáneamente actividades en un mismo lugar de trabajo, con arreglo a lo dispuesto en las leyes o en los reglamentos nacionales.
Todos los accidentes de trabajo deberían ser notificados, según lo dispongan las leyes o los reglamentos nacionales, a la autoridad competente, al servicio de inspección del trabajo, a la institución aseguradora, o a cualquier otro organismo:
- inmediatamente después de recibir el informe, en el caso de accidentes que son causa de defunción;
- dentro de los plazos prescritos, en el caso de otros accidentes de trabajo.
Deberían respetarse los plazos estipulados para la presentación de la notificación y utilizarse los formularios previstos a tal efecto, tales como:
- el relativo a los accidentes, destinado al servicio de inspección del trabajo;
- el de solicitud de indemnización, destinado a la institución aseguradora;
- el de la información destinada al organismo de estadísticas; o
- el formulario único que recoja todos los datos indispensables, destinado al conjunto de las entidades.
Información mínima
Con el fin de cumplir las exigencias de los servicios de inspección del trabajo, de las instituciones aseguradoras y del organismo encargado de las estadísticas, convendría que en todos los formularios, sea que se trate de un formulario único o de formularios específicos, se consignará, como mínimo, la información siguiente:
- datos relativos a la empresa, el establecimiento y el empleador: nombre y dirección, actividad económica del establecimiento, número de trabajadores.
- datos sobre la persona lesionada: nombre, dirección, sexo y edad; situación en el empleo; ocupación.
- datos sobre la lesión: accidente mortal; accidente no mortal; naturaleza de la lesión; ubicación de la lesión.
- datos sobre el accidente y sus secuelas: situación geográfica del lugar en que se produjo el accidente; fecha y hora; actuación que dio lugar a la lesión-tipo de accidente; agente material relacionado con el accidente.
En el caso de los accidentes de trayecto, debería indicarse la información necesaria que ha de incluirse en la notificación.
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