Automatización en el despacho de combustibles y lubricantes

Las empresas buscan constantemente la forma de reducir los gastos de combustible, mejorar la información y disminuir los costos de monitoreo. El costo de combustible es el gasto operativo más grande de una flota y el monitoreo de su consumo, para efectos de control presupuestal y mantenimiento, requiere esfuerzos administrativos, tiempo y recursos.

Los métodos normalmente disponibles en el mercado generan diferentes problemas los cuales acarrean enormes pérdidas. El uso indebido de vales, tanqueado de vehículos ajenos a la flota, llenado de recipientes no autorizados, o el ingreso incorrecto de datos en forma manual, son algunos de los problemas frecuentemente identificados por los gerentes de flota. Apuntemos que en el ámbito internacional las pérdidas de combustible por fraude se calculan entre el 20% al 40%.

El sistema EasyFuel desarrollado por la empresa OnTrack Innovations Ltd. (OTI) de Israel, se ha convertido en la herramienta más eficaz para obtener el control de los consumos de flotas de variada envergadura, obteniéndose resultados de ahorro de hasta 30% en algunas de las operaciones.

El sistema administra, controla y monitorea los despachos evitando los fraudes en las recargas de combustibles. EasyFuel es una combinación de equipos de última generación manejados a través de un potente software que permite al usuario obtener la información de los consumos de la flota en forma automática, ya que no es necesaria la intervención humana para la generación de los datos. Asimismo, el sistema garantiza que, durante la transacción, el combustible correcto ingrese en la cantidad correcta y en el tanque correcto.

Todo el abastecimiento de combustible puede ser observado en la pantalla de la computadora en la estación y también desde una oficina remota en tiempo real, por lo que el proceso es aún más confiable.
Actualmente, el sistema EasyFuel es utilizado no solo para el control de suministros de combustible, sino también para el control de abastecimientos de lubricantes. En el Perú, se viene trabajando con éxito en importantes operaciones mineras y el sistema ha demostrado estabilidad en entornos agresivos.

Cómo funciona

Cada vez que un vehículo con el sistema se acerca a una estación EasyFuel, este es reconocido. En el acto se establece una comunicación VHF entre el vehículo y la estación, se obtienen varios datos como número de placa, compañía, centro de costos, tipo de combustible, kilometraje, horas trabajadas, etc. El abastecimiento se inicia cuando la pistola del dispensador es introducida al tanque de combustible del vehículo. Este dispositivo tiene un sensor inalámbrico que permite una rápida instalación del sistema el cual reduce los costos de mantenimiento. De esta manera, se certifica que sólo el vehículo autorizado recibe el combustible.

Si el vehículo ha sido programado para trabajar con la identificación del chofer (otro de los niveles adicionales de seguridad), el sistema Easy Fuel esperará a que el chofer presente el llavero Driver ID (tag de identificación de chofer). Cuando el software confirme que los datos del chofer son correctos y que está autorizado, el despacho de combustible comenzará.

Los datos del vehículo son transmitidos a una computadora ubicada en la oficina de la estación por radiofrecuencia y los galones abastecidos serán capturados directamente desde el dispensador. Posteriormente, el administrador de la estación obtendrá reportes de los despachos realizados y los usuarios podrán visualizar los reportes de las transacciones en línea a través del Internet. Cuando se requiera suministrar combustible a equipos que no cuentan con el sistema EasyFuel, el supervisor u operador del grifo lo hará utilizando un llavero llamado Attendant ID (llavero para el operador de estación). Este dispositivo tendrá la información de quien autoriza el despacho. Así, toda salida de combustible será registrada. El sistema Easy Fuel consta de tres sub-sistemas:

El sub-sistema de estación está conformado por el Site Controller ubicado en la caseta u oficina de la estación. Se comunica de manera inalámbrica con los vehículos que cuentan con el sistema y con la unidad PAP por medio de una Site Antenna instalada en la parte alta de la caseta de la estación. De esta forma, el controlador de estación fiscaliza las comunicaciones entre el sistema EasyFuel y el software de la computadora. El Site Controller también contiene las medidas de seguridad más importantes para controlar el despacho de combustible. A su vez, cada Nozzle ID colocada en las pistolas del surtidor se comunica de manera inalámbrica con el vehículo que también tiene instalado una antena en forma de anillo en la bocatoma del tanque. De esta manera, el sistema asegura que la pistola se encuentre dentro del tanque para el inicio del despacho.

El sub-sistema del vehículo, compuesto por la unidad del vehículo, incluye VID o dispositivo de memoria read/write el cual almacena información del vehículo tal como placa, nombre de la flota, lectura del odómetro u horómetro, tipo de combustible, chofer relacionado, limites en la recarga de combustible, código privado, entre otros.
El VID se conecta a una antena de corto alcance en forma de anillo que se coloca alrededor de la bocatoma del tanque de combustible; esta se comunica con el Nozzle ID por medio de RF y envía la información. Además, es conectado a una antena de largo alcance ubicado en cualquier vidrio del vehículo. Esta antena se comunica directamente con el Site Controller por VHF hasta una distancia de 100 metros y permite detectar al vehículo desde que se aproxima a la estación.

Es posible identificar al chofer en el sistema con un llavero que contiene un chip que se comunica con la unidad PAP por RF para su reconocimiento y autorización de despacho. Este llavero (Driver ID) puede trabajar solo y el sistema reconoce en el despacho los datos escritos en él. En la base de datos de la impresora quedarán grabados los datos de ambos equipos en la línea de transacción.

El sub-sistema de reportes, consiste en el software EasyReport desarrollado por Automation Service S.A.C. (ASSAC). Está preparado para administrar toda la información proveniente de las estaciones de servicio que tengan el software OtiPOS y puede generar, a partir de esta información, diferentes tipos de reportes a la medida y necesidad de la compañía: reportes por vehículo, por estación, por centro de costo, por tipo de combustible, por horas de mayor afluencia, entre otros.

EasyReport extrae todos los datos de las transacciones referentes al consumo de cada empresa. En adelante, el programa se encargará de administrar la información recolectada y le otorgará un valor agregado, disponiéndola al usuario en sus diferentes formas y logrando cubrir los requerimientos que la compañía demande.

Con esta herramienta se puede visualizar, complementar y exportar una determinada información. También es fácil de instalar y operar, porque presenta un entorno gráfico, flexible y amigable, lo que autoriza a navegar por sus diversas aplicaciones y realizar las tareas en menor tiempo. Cuando el rellenado de combustible es completado, toda la información es automáticamente almacenada en la computadora de la estación, la misma que es transmitida diariamente a los administradores centrales del sistema Software EasyReport.

[box]Artículo publicado en Seguridad Minera Nº60 Ing. Marco Moscoso Gerente General Automation Service S.A.C.[/box]

Foto: EFE