Paso a paso: recomendaciones y procedimiento para auditorías de seguridad

Evaluar un sistema de gestión de seguridad es indispensable para conocer su grado de desarrollo en la organización. Por eso, las auditorías, como procedimientos sistemáticos, objetivos y documentados, son irreemplazables. El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de España propone algunos criterios mínimos que deben tenerse en cuenta en la preparación, la realización y el informe de la auditoría.

Antes de llevar a cabo una auditoría del sistema de prevención de riesgos laborales se hace necesario que por parte del auditor se proceda a una preparación previa de la misma. Para ello pueden seguirse los siguientes pasos:

• Solicitud de la documentación.
• Selección del auditor o equipo auditor.
• Análisis de la documentación recibida.
• Preparación del programa de auditoría.

Solicitud de la documentación

Para preparar adecuadamente la auditoría, es conveniente que el auditor solicite previamente la siguiente información:

• Información general: actividad organización básica y principales procesos de la empresa; número de trabajadores fijos, temporales o subcontratados que desarrollan sus actividades y, en su caso, su distribución en los diferentes centros de trabajo; convenio colectivo aplicable; etc.
• Información sobre la siniestralidad y su evolución reciente.
• Información sobre la evaluación de los riesgos y la planificación de las actividades preventivas.
• Información sobre la organización de la prevención: estructura y funciones, personal (trabajadores designados y/o componentes del servicio de prevención) con indicación de su cualificación, dedicación, medios de que disponen y, en su caso, distribución en los diferentes centros de trabajo. Recurso a servicios de prevención externos u otras entidades especializadas.
• Acuerdos del Comité de Seguridad y Salud e informes de auditorías anteriores realizadas por otros auditores, en su caso.

Si la documentación recibida es incompleta o imprecisa, el auditor podrá recabar de la empresa las aclaraciones o documentación adicional oportunas.

Selección del auditor o equipo auditor

Teniendo en cuenta el tamaño, actividad y riesgos de la empresa, la entidad auditora deberá elegir a la persona o personas que van a desarrollar la auditoría atendiendo a la conveniencia o, en su caso, necesidad de que tengan experiencia en el análisis de la problemática de seguridad y salud en el trabajo correspondiente al tipo de actividad de la empresa.

Análisis de la documentación recibida

En primer lugar es conveniente que el auditor seleccione y estudie la reglamentación (general y específica) aplicable al sector de actividad y tipo de empresa de que se trate, sin perjuicio de que el posterior análisis de la documentación recibida ponga de manifiesto la necesidad de ampliar dicho estudio.

Partiendo del conocimiento del sector y de la normativa aplicable, el auditor debe analizar la documentación recibida para efectuar una revisión preliminar de lo relativo a:

• La evaluación de los riesgos.
• El tipo y planificación de las medidas y actividades preventivas, teniendo en cuenta los resultados de evaluación.
• La organización de la prevención, teniendo en cuenta la necesidad de adecuación entre los recursos disponibles y los necesarios para desarrollar las actividades planificadas.

Efectuada esta revisión, el auditor ya debería disponer de una visión general acerca de los requisitos concretos legalmente exigibles y su grado de cumplimiento, y puede comenzar a preparar el programa de la auditoría, siendo conveniente elaborar un “recordatorio” que incluya la información complementaria a solicitar y las actividades de verificación y control a desarrollar en la empresa durante la ejecución de la misma.

Preparación del Programa de Auditoría

Es conveniente que el auditor elabore y remita a la empresa una propuesta de programa de la auditoría para su presentación y discusión en la reunión inicial a que se hará referencia en el apartado siguiente. El documento podría contemplar los siguientes aspectos:

• Antecedentes.
• Objetivos y alcance de la auditoría.
• Criterios de valoración de las “no conformidades”.
• Metodología (incluyendo la estructura del grupo de trabajo auditor/empresa) y agenda de trabajo.

Realización de la auditoría

Reunión inicial: Adopción del Programa de la Auditoría. Análisis general de la organización y planificación preventiva de la empresa

La auditoría debe comenzar con una reunión con el empresario o sus representantes (incluido, en su caso, el responsable del Servicio de Prevención) para presentar el programa de la auditoría y concretar aquellos aspectos del mismo (metodología y agenda de trabajo) que deban definirse conjuntamente. A continuación, en la misma reunión o en reuniones posteriores, pero con los mismos participantes, conviene tratar de forma general los siguientes temas (aunque se tratarán de forma más detallada en una fase posterior de la auditoría) para tener una idea global de las cuestiones básicas que condicionan el desarrollo de la prevención en la empresa:

• La modalidad y principales características de la organización preventiva existente, la planificación general de la prevención y su integración en los distintos niveles jerárquicos de la empresa.
• Los aspectos relativos a las obligaciones empresariales en materia de consulta y participación de los trabajadores.

Estas reuniones iniciales también pueden ser aprovechadas para:

• Aclarar las dudas generales que se le puedan haber presentado al auditor, en la fase de preparación de la auditoría, al analizar la documentación recibida.
• Analizar la “siniestralidad reciente”.

La auditoría debe realizarse “teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores” y esta información, en asuntos que no se limiten a una situación o puesto de trabajo concretos, se canaliza a través de sus representantes. Lo que implica que, o bien en estas reuniones (y en cualquier otra en la que se traten temas básicos para la realización de la auditoría) participan los representantes de los trabajadores, o bien el auditor mantiene con estos contactos paralelos para recabar la información.

Análisis de la universalidad de la evaluación de riesgos y visita general a los centros e instalaciones

La evaluación de riesgos es la base sobre la que se asienta la actividad preventiva. Lo primero que debe comprobarse, por tanto, es que la evaluación abarca las distintas áreas, actividades y puestos de trabajo de la empresa.

Una posible forma de clasificación, para facilitar dicha comprobación, es la siguiente:

• Áreas externas a las instalaciones de la empresa.
• Etapas en que se desarrolla el proceso de producción o la prestación de servicios (con indicación de los puestos de trabajo correspondientes).
• Otros trabajos u operaciones regulares de carácter “horizontal” (conductores, limpieza, mantenimiento, etc.).
• Trabajos u operaciones no regulares pero “previsibles” (actuaciones en caso de pequeñas obras, averías, etc., que impliquen trabajos en altura, trabajos con corriente eléctrica, trabajos en espacios confinados o atmósferas inflamables y otros trabajos peligrosos para cuya realización se precise de autorización expresa).

En cualquier caso, la visita a la empresa resulta esencial para constatar que no han dejado de evaluarse partes significativas de la misma. En esta fase de la auditoría conviene realizar la visita general a los centros e instalaciones de la empresa, sin perjuicio que puedan volver a visitarse partes de la misma en fases posteriores. Durante la visita conviene:

• Aclarar las dudas concretas (sobre un determinado riesgo o puesto de trabajo) que se le puedan haber presentado al auditor, en la fase de preparación de la auditoría (al
• alizar la documentación recibida) recabando de la empresa o de los trabajadores la información que considere necesaria.
• Recoger las informaciones que aporten los trabajadores sobre cuestiones relacionadas con el objeto de la auditoría.
• Tomar nota de todo aquello que pueda ser de utilidad en la siguiente fase de auditoría: la evaluación sistemática del cumplimiento de los requisitos legales exigibles.

Es frecuente el caso de empresas en las que existen numerosos puestos de trabajo (e incluso unidades o centros de trabajo) de iguales o muy similares características. En tales casos, no es necesario que se visiten todos y cada uno de esos puestos o centros, siempre que la muestra de los visitados sea representativa del conjunto y su tamaño se determine teniendo en cuenta tanto el “grado de homogeneidad previsible” de dicho conjunto como la naturaleza y gravedad de los riesgos existentes.

Evaluación sistemática del cumplimiento de los requisitos legales exigibles

Esta es la fase central de la auditoría. Partiendo de la documentación disponible, de las informaciones recogidas y de las observaciones realizadas, el auditor debe analizar sistemáticamente el grado de cumplimiento de los requisitos legales exigibles.

En la búsqueda de “evidencias objetivas” a fin de decidir si se ha producido una “no conformidad”, es decir, un incumplimiento, o un cumplimiento insuficiente de un requisito, el auditor puede solicitar documentación adicional, mantener nuevas entrevistas y volver a visitar determinadas instalaciones o puestos de trabajo.

Cada “no conformidad” debe ser calificada. Los criterios de valoración empleados para la calificación de la gravedad de una “no conformidad” deben permitir distinguir del resto, como mínimo, aquellas situaciones o circunstancias que supongan:

• Un grave riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores (como, por ejemplo, la utilización de maquinaria antigua, no evaluada y manifiestamente peligrosa).
• La falta de previsión o control en relación con determinadas situaciones, circunstancias o elementos “críticos” (como, por ejemplo, no hacer que se realicen las revisiones periódicas de ascensores, calderas, etc.).
• Un fallo grave en la planificación/organización de la prevención (como, por ejemplo, que solo la unidad organizativa “Servicio de Prevención” tenga atribuidas funciones en esta materia, o que sus componentes no tengan las cualificaciones requeridas para cumplir su cometido).

Durante la auditoría, a medida que se identifiquen “no conformidades”, es conveniente ir informando al empresario para que desde ese mismo momento pueda comenzar a adoptar, si lo considera necesario, las medidas correctoras oportunas.

Reunión final: Presentación y discusión de las conclusiones de la auditoría

Debe mantenerse una reunión final con el empresario o sus representantes en la que, a modo de conclusión y de forma sistemática, el auditor presente, justifique y califique las “no conformidades”, y el empresario pueda manifestar sus opiniones al respecto.

En la presentación/justificación de cada “no conformidad” el auditor deberá describir la situación o circunstancia que considera “inadecuada” (indicando, cuando sea necesario, cómo se ha llegado al conocimiento de la misma), exponer las razones legales que justifican dicha consideración y, en el caso de los “no conformidades” de carácter “grave”, indicar el criterio utilizado para efectuar tal calificación.

Informe de la auditoría

Esencialmente, el informe de la auditoría tiene que tratar de lo que se ha realizado y de las conclusiones obtenidas. Con relación a lo primero, bastará incluir en el informe el Programa de la Auditoría con las modificaciones que se hayan producido y las adiciones que se juzguen necesarias. En las conclusiones deben especificarse, como mínimo, todas las “no conformidades” detectadas (ordenadas con un criterio explícito) exponiéndose para cada una de ellas:

• La descripción de la “no conformidad” y, cuando sea necesario, las evidencias que sustentan la opinión del auditor.
• Las razones legales por las que se considera como tal.
• La calificación de su gravedad.

En definitiva, el índice del informe podría adoptar la siguiente forma:

• Datos generales de la empresa auditada.
• Identificación de la empresa auditora y del equipo auditor.
• Objeto y alcance de la auditoría.
• Principal documentación o información que ha servido de base para la auditoría.
• Metodología y agenda de la auditoría (incluyendo los centros visitados, las fechas de las visitas y las personas entrevistadas, con su cargo o función).
• Descripción sistemática y explícitamente ordenada de las “no conformidades” indicándose, para cada una de ellas, las razones legales por las que se consideran como tales y la calificación de su gravedad, y adjuntándose,
  cuando sea necesario, las evidencias que sustentan la opinión del auditor.
• Firma del responsable de la entidad auditora y (complementaria y opcionalmente) de los componentes del equipo auditor.

El informe de la auditoría deberá remitirse a la empresa, la cual está obligada a mantenerlo a disposición de los representantes de los trabajadores y de la autoridad laboral competente.