Los planes de mantenimiento deben incluir componentes de seguridad, asegura el especialista Jaime Romero Pérez, de la Universidad Politécnica de Catalunya.
Toda actividad de mantenimiento en la que se vea implicada la seguridad debe realizarse según las directrices de un plan de seguridad. Este plan debe establecer un proceso sistemático, predefinido, que implemente las mejores prácticas reconocidas. El plan de seguridad debe ser revisado regularmente para su actualización y mejora. Dichas revisiones deben hacerse coincidir con las actualizaciones y planificaciones anuales de mantenimiento.
En la figura se muestra el proceso a seguir desde la definición de los objetivos de seguridad a nivel de empresa hasta su materialización en órdenes de trabajo concretas de mantenimiento.
En dicha figura se resalta el papel que representa el plan de seguridad dentro del proceso y su influencia sobre los procedimientos de mantenimiento.
El plan de seguridad para mantenimiento es en realidad una continuación del plan de seguridad desarrollado para un proyecto, reforma o nueva instalación.
Sin embargo, dado que frecuentemente dicho plan se limita a las actividades propias del proyecto o reforma hasta que entra en producción, debe revisarse y completarse con las actividades de mantenimiento.
El modo en que se planifique realizar el trabajo influye en el organigrama de mantenimiento.
La planificación es clave para asegurar que todos los sistemas se gestionan de modo que se garantice continuamente su seguridad y funcionamiento. La planificación de la seguridad debe realizarse a todos los niveles y debe tener en cuenta no solo el sistema incluido en el alcance, sino también todos aquellos otros sistemas que interactúan con él y que pueden ser responsabilidad de otras organizaciones de mantenimiento (p. ej. en el caso de un buque con las instalaciones de puerto, sistemas para la carga, suministros, etc.). De este modo, se garantiza que no queden áreas sin cubrir por el proceso de mantenimiento.
Aspectos básicos del plan de seguridad
Un plan de seguridad, del mismo modo que un plan de mantenimiento, se debe plantear y definir teniendo en cuenta los siguientes puntos básicos:
- QUÉ. Describe los trabajos a realizar, incluyendo detalles de las tareas y los registros que deben ser completados.
- CÓMO. Describe el método, que normalmente se referirá a una especificación o manual.
- DÓNDE. Describe las ubicaciones donde se realiza el trabajo.
- CUÁNDO. Describe la periodicidad de los trabajos.
- QUIÉN. Asigna tareas a personas específicas e identifica los responsables de la comprobación.
- CON QUÉ. Describe los recursos necesarios: herramientas, materiales, esquemas, etc.
- POR QUÉ. Describe la racionalidad del trabajo de modo que pueda trazarse con los objetivos de la empresa.
La seguridad en el plan de mantenimiento
Los trabajos de mantenimiento deben estar debidamente planificados para cumplir con los objetivos establecidos y el modo de monitorear el trabajo. Al aplicar la estrategia de seguridad en el mantenimiento, no se trata de crear un nuevo plan, sino en identificar qué acciones deben ser tenidas en cuenta en el mantenimiento del sistema del que es objeto para garantizar su seguridad.
El plan de mantenimiento debería incluir:
- Especificaciones de mantenimiento: define los trabajos de mantenimiento para cada tipo de equipo o subsistema y su periodicidad. Puede basarse en la documentación entregada por los proveedores de los equipos, pero esta debe ser revisada desde el punto de vista de las condiciones de aplicación y operación definidas en las reglas y procedimientos generales aplicables a la operación segura de sistemas a mantener.
- Plan de actuación ante incidencias: pasos a aplicar ante los posibles modos de fallo, incluidas las acciones para garantizar la seguridad durante los mismos. Desde el punto de vista de la seguridad, las incidencias con impacto en la seguridad quedarán registradas/tratadas a través del registro de amenazas.
- Procedimientos: deben definir los trabajos a realizar, los recursos necesarios para su cumplimiento, el perfil de los técnicos y las medidas para garantizar la seguridad de las interfaces (con otros sistemas, con otros trabajos de mantenimiento, con los pasajeros, etc.). Deben ser claros, concisos y acordes al nivel de competencia de los técnicos que lo realizan. Deben incluir los posibles riesgos relacionados con la prevención de riesgos laborales.
- Códigos de mejores prácticas: la organización de mantenimiento debe buscar y aplicar las mejores prácticas aplicadas al mantenimiento. Estas prácticas deben incluir tanto las especificaciones de mantenimiento, la planificación del mantenimiento y los métodos de comunicarlos, de modo seguro, a todo el personal implicado. La comprobación del empleo de las mejores prácticas en el trabajo diario y su actualización constante deben ser incluidos en la planificación de la seguridad.
- Planes de supervisión e inspección: una vez decidido el plan de mantenimiento, es necesario asegurar que el trabajo se realiza adecuadamente y que su resultado es eficaz para controlar el riesgo identificado.
Esto se puede hacer de dos modos: supervisando al personal que realiza el trabajo o inspeccionando los trabajos hechos. Debe asegurarse que estas comprobaciones se dirigen a establecer una cultura de “trabajo bien hecho a la primera” a la vez que evitan la cultura de “trabajo corregido por la inspección”.
Estas actividades de supervisión e inspección han de ser definidas por el equipo de seguridad conjuntamente a las actualizaciones del plan de mantenimiento.
Recolección de la información de seguidad
Es importante planificar el modo de recoger la información de seguridad y disponibilidad de tal modo que se pueda evaluar constantemente si el trabajo está controlando adecuadamente el riesgo o si debe modificarse el modo en que se ha especificado y programado el trabajo de mantenimiento. Este sistema de recolección de datos debe monitorear:
- Cumplimiento del plan de mantenimiento.
- Efectividad de las medidas implementadas sobre el riesgo.
Es práctica común establecer registros del estado de los sistemas antes y después del mantenimiento, incluyendo datos como:
- Resultados de las operaciones de ajuste (valores fijados).
- Operaciones de reparación y substituciones de material.
- Estados degradados encontrados.
En el sistema donde se registra la actividad del mantenimiento se debe incorporar los registros que se desprendan de la aplicación del plan de seguridad.
Gestión de versiones y cambios
Se debe recoger las versiones y actualizaciones de todos los elementos relacionados con la seguridad o que son necesarios para demostrar la seguridad del sistema, sus versiones, sus interrelaciones y localizaciones, es uno de los elementos básicos en que se soporta el mantenimiento. Dentro de este registro debe considerarse también los documentos y ficheros necesarios para el funcionamiento de los equipos, así como los cursos de formación que deben estar acordes a la configuración real del sistema.
Se debe mantener un sistema de gestión de configuración proactivo y sistemático.
Solo manteniendo el registro de configuración actualizado y su información disponible es posible dar una respuesta rápida ante un evento que requiera la modificación o recalibración de algún elemento. Esta política tiene un efecto directo sobre la disponibilidad del sistema en su conjunto.
Un registro de configuración debe identificar:
- Tipo de dispositivo.
- Ubicación y cantidad.
- Estado de modificaciones temporales y ajustes.
- Función.
- Uso particular de cada elemento, en particular cuando el número de operaciones depende del servicio del equipo o del régimen de reemplazo.
- Estado de configuración de los repuestos para asegurar que cuando se usen tienen el tipo y modificación correcto.
- Disponibilidad y ubicación de los repuestos (incluidos los que dependen de proveedores).
- Condiciones de aplicación relacionadas con la seguridad.
Debe tenerse consideración especial en aquellos casos en que el riesgo asociado al uso de partes incompatibles es muy alto. En estos casos, el estado de la modificación debe ser claramente identificable y debe aplicarse medidas para evitar su conexión por error (p. ej. usando un código de pines en los conectores).
El equipo de seguridad debe responsabilizarse de la distribución de la información actualizada a todo el personal que la necesite. Esta equipo debe mantener un registro de cuál es la información actualizada, su versión y localización.
Registros
La organización de mantenimiento debe mantener registros completos y auditables de todas las actividades de mantenimiento que afecten la seguridad. Estos informes son necesarios para:
- Facilitar la toma de decisiones sobre el trabajo realizado de modo seguro y eficiente
- Ser la base para el análisis posterior del mantenimiento y la evaluación de su eficiencia
- Servir de soporte a gestiones legales.
En la figura se muestran los diferentes informes o documentos que pueden implementarse en un sistema de mantenimiento seguro.
Es una buena práctica que dichos registros incluyan:
- Riesgo que debe controlarse.
- Operaciones de los componentes.
- Incidentes y fallos.
- Descripción de la organización de mantenimiento.
- El proceso de mantenimiento:
– Tipos de mantenimiento
– Trabajo de mantenimiento hecho
– Recursos usados.
– Decisiones tomadas y su justificación. - Comunicaciones (internas y externas).
Los registros deben ser claros, precisos y acordes al objeto de los mismos. Previamente debe saberse qué hacer con cada uno para evitar el mantenimiento de informes innecesarios. Los informes a conservar y la forma de seleccionarlos deben estar acordes a la legislación y las normas aplicables.
Los informes deben revisarse por parte del equipo de seguridad para decidir si el riesgo ha sido mitigado a un nivel adecuado o si debe modificarse el modo de hacer las cosas para mejorarlo. Todas las decisiones (ya sean de modificación o no) deben quedar registradas junto con los elementos considerados en su gestación.
Los registros deben estar accesibles en los lugares donde se les necesite y en el formato adecuado. Debe mantenerse copias de seguridad de modo que se proteja la información de pérdidas accidentales.
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