La urgencia de manejar y mantener los Sistemas de Gestión

Se habla cotidianamente de Sistemas de Gestión y las organizaciones en todo el mundo  buscan implementar sistemas y buscar certificaciones. Lo que se observa es la dificultad de ver la certificación como resultado del buen manejo del sistema porque, en general, los dirigentes la ven como un objetivo. En verdad, las organizaciones deben agregar valor a sus negocios a través de los sistemas de gestión siguiendo las indicaciones abajo:

• Desarrollo de una acción formativa-informativa, que se dirija a todos los niveles de la organización, que permita el establecimiento de un ambiente interno, entorno adecuado y el cambio de cultura requerido para la implantación de los sistemas de gestión de calidad, seguridad, salud, medio ambiente, etc.
• Definición e implantación de los Sistemas de Gestión que cumplieran los requisitos especificados en las Normas y que permitan, cuando se cumplan el resto de las exigencias establecidas en los Reglamentos, obtener la declaración de participación en el sistema de gestión – auditoría.

Las actividades encaminadas a la consecución de la implantación de los Sistemas de Gestión en las organizaciones centran en tres etapas base:

• Educación y entrenamiento.
• Revisión inicial (Sistemas formales e informales).
• Implantación de los Sistemas de Gestión.

La educación debe ser para todo el personal propio y externo. Se recomienda que para el personal propio el trabajo se haga en tres niveles: nivel directivo, mandos intermedios y personal de operación. Los primeros reciben la formación necesaria sobre los objetivos empresariales propuestos, las estrategias para su logro y las posibilidades de utilizar las tecnologías disponibles para realizar un uso más eficaz y productivo de los recursos utilizados en las organizaciones. También les inculca la necesidad de su implicación personal convencida para el progreso del plan, la obligatoriedad de su difusión al resto de los colaboradores y las acciones tendentes a modificar el estilo de supervisión, para dar entrada en la gestión diaria y de forma ordenada a las nuevas exigencias que originan los Sistemas de Gestión. De este grupo se escoge un número de personas para que reciba una formación extra con el fin de constituir el grupo de formadores internos encargados de impartir los sucesivos cursos a los mandos intermedios y formar a algunos de estos para ser formadores de niveles sucesivos, integrando así en el sistema una formación en cascada (los multiplicadores).

Las mandos intermedios reciben de este modo la educación en Sistemas de Gestión de sus jefes jerárquicos, quienes actuaron como transmisores de los objetivos de empresa depositados en el plan, y que siempre han estado apoyados por el grupo de formadores internos seleccionados dentro de cada común para toda la empresa.

Para el personal externo (contratistas y otros) se deben organizar cursos destinados a transmitir a responsables y a operarios de las empresas de servicios externos que desarrollaban su actividad laboral de manera habitual en las propias instalaciones de la empresa que los controla, una misma educación y sensibilización con respecto al medio natural, común con la formación del resto del personal propio de la empresa.

Aquí también se pueden considerar dos niveles distintos:

• Cursos impartidos por los formadores internos; contratistas convocados de acuerdo con la naturaleza de las actividades o de los servicios que prestaban.
• Cursos especialmente dedicados a sensibilizarlos de los impactos que su actividad ocasiona dentro y fuera de la empresa.

Al mismo tiempo se pretende que adquieran un mejor conocimiento de todas las instalaciones y de los procesos y que formen un núcleo de comunicación, ajeno a la empresa, de las mejores prácticas de los diferentes sistemas de gestión.

Para la ejecución de los sistemas hay que tener en cuenta tres etapas distintas: la creación de la documentación, la creación de soportes a la educación y el desarrollo de los cursos de educación. En la primera etapa, la creación de la documentación se desarrolla y elabora la documentación formal de los distintos cursos que se van a impartir a los niveles previstos y se desarrollan los contenidos temáticos de formación del siguiente programa:

• Políticas
• Medio natural, seguridad, salud, etc.
• Impactos, consecuencias, etc.
• Marco legal
• Situación actual y previsiones.
• Estrategias
• Auditoría

Para la creación de soportes de la educación se desarrollan y elaboran los soportes de ayuda a la formación, es decir, diapositivas, transparencias y vídeos ilustrativos de los distintos temas de los que constan el programa expuesto, así como también las “guías de formadores”, documentos que utilizan los formadores en los que se especifican tiempos de dedicación a cada apartado, ejemplos posibles, ideas básicas, etc.. con lo que además de ayudar al formador para la exposición del tema correspondiente, se logra que todos los formadores transmitan los mismos mensajes y estimulan las mismas ideas en torno  la necesidad de implantar y de mantener un Sistema de Gestión Ambiental, de Seguridad, de Salud, etc. en la empresa.

El desarrollo de los cursos de educación consiste en materializar e impartir los diferentes cursos de educación a distintos niveles, programados con una duración distinta en cada caso, de acuerdo con los contenidos temáticos y con su extensión.

Una vez puesta a marcha esta fase, se debe conducir una auditoría inicial, también llamada de diagnóstica o baseline¸ el cual es el punto de partida para el análisis de la empresa respecto a los medios, procesos, operaciones, etc., a través de una revisión. Con ello se pretende atender todos los aspectos de la organización, identificar sus puntos fuertes, sus debilidades, sus riesgos y las oportunidades como base para la introducción de los Sistemas de Gestión. El baseline  se extiende a toda la organización y a todas las actividades, productos y servicios, más allá de la política, de los objetivos y de las metas existentes en la empresa. Se lleva a cabo por miembros adecuados de la dirección de la organización y por personas independientes de la empresa, designados por ella y cubre cinco áreas clave:

• Los requisitos legislativos, reglamentarios y de otra índole que son exigibles en la empresa.
• La evaluación y el registro de todos los efectos e impactos, con la exposición del grado de criticidad de cada uno de ellos.
• El examene de las prácticas y de los procedimientos existentes de gestión ambiental.

–       Una valoración del aprovechamiento de las investigaciones de los anteriores incidentes y de las no conformidades que se hubieran producido en el pasado.

• Identificación y cuantificación de todas las actividades que las Normas internas y externas exigen.

En todos los casos se presta una especial atención al funcionamiento normal o anormal de la organización y a las posibles situaciones de emergencia por cualquier causa. El primer resultado de la revisión inicial ambiental es siempre un informe a la dirección donde se reflejan los impactos, consecuencias, etc., las deficiencias de los sistemas actuales y las recomendaciones para su eliminación. Como consecuencia de las deficiencias declaradas en el informe, se pondrán en marcha acciones correctoras inmediatas con el objeto de cumplir las prescripciones legales, diferidas con el objeto de minimizar los impactos declarados.

La implantación de Sistema de Gestión como herramienta de trabajo en todo el ámbito de la empresa se lleva a cabo en las etapas que se especifican en las diferentes áreas.

El momento siguiente es el de la elaboración de la documentación. En esta etapa se trata de generar y dejar escrito todo el soporte documental preciso para la implantación y el mantenimiento efectivo del Sistema. Las tres fases a ser cumplidas son:

• Escritura de la documentación. La escritura de la documentación se realiza bajo la asesoría de la entidad contratada. Cabe decir aquí que nunca debe ser la empresa asesora la que escriba la documentación de los sistemas. Ésta debe limitarse a asesorar pues quien tiene los conocimientos íntimos para escribir la documentación es el propio personal de la empresa. Se procede a la escritura por parte del personal de la empresa de la siguiente documentación:

1. Manuales de medio ambiente, salud, seguridad, responsabilidad social, etc. Bajo la asesoría de la entidad contratada, por parte de la dirección se culmina la redacción de los manuales donde se fijan, de acuerdo con las normas y estándares, los objetivos, las metas y los programas de actuación, documentando las funciones y las responsabilidades y describiendo las interacciones con el resto de los sistemas de gestión de la empresa. Los manuales cubren las condiciones normales de funcionamiento y los incidentes, accidentes y las posibles situaciones de emergencia.
2. Procedimientos operativos de los Sistemas de Gestión. Se procede por grupos de trabajo especializados a redactar los procedimientos ejecutivos que desarrollan en detalle los manuales. En esencia se describen armónicamente los objetivos de la empresa y los compromisos adquiridos y recogidos en cada uno de los capítulos manuales y las actuaciones en cada área de responsabilidad dentro de la organización de cada centro de trabajo.

Se garantiza que todos los documentos sean examinados y aprobados por las personas autorizadas antes de su edición y que sean fácilmente identificados por la organización, división y sean examinados periódicamente y revisados cuando sea necesario y, tras comprobar su idoneidad, sean aprobados por el personal competente. También se garantiza que todos los documentos vigentes estén disponibles en las zonas de trabajo donde se llevan a cabo las operaciones que afectan al medio natural y en todos los puntos donde su ausencia pudiera afectar gravemente al funcionamiento de los sistemas.

• Otra documentación. Cada una de las áreas de fabricación afectadas por los Sistemas de Gestión elabora el resto de la documentación especifica, como instrucciones, normas, registros, etc., en las que se ajusta la sistemática de control que deriva de los compromisos responsabilidades recogidas en los distintos procedimientos.

Finalmente, como conclusión de la etapa de elaboración de la documentación, se lleva a cabo otra de verificación y aprobación de esa documentación. Durante esta fase de procede a la verificación de toda la documentación generada para garantizar su adecuación al compromiso ambiental de la empresa, a los objetivos establecidos, a los previstos en los manuales y a los impuestos por las normas. La aprobación formal de toda la documentación por parte de la dirección asegura la coherencia con el resto de los sistemas de gestión y su autorización para la puesta en marcha.

En el tramo final de la puesta en marcha de los Sistemas de Gestión como herramientas imprescindibles en cada puesto de trabajo y de la organización se realiza en primer lugar una fase de formación de personal. Esta fase comprende todas las actividades de formación destinadas a dar a conocer al personal afectado por los Sistemas e Gestión, de las actividades de la organización. La dirección define, además de la asignación de responsabilidades, el nivel de competencia, experiencia y calificación formal, la formación necesaria para capacitar al personal que realiza funciones que tienen incidencia en el medio natural.

Como punto final se realiza la puesta en marcha. Esta fase comprende las actividades de puesta en marcha, o rodaje de toda la documentación de los Sistemas, en todos los puestos de trabajo afectados por el sistema. Las acciones giran alrededor de las posibles discordancias que se pueden producir como consecuencia de la colisión entre los sistemas de gestión puestos en marcha en la empresa, donde se recomienda la integración inmediata.

Durante la puesta en marcha se procede a una adecuación ordenada de ellos, de forma que se garantizan las exigencias conjuntas de todos los sistemas aplicados en la gestión de la empresa.

La última etapa comprende verificaciones, comprobaciones y chequeos regulares. Con el fin de comprobar el grado de implicación del personal y de implantación del sistema se realizaron las siguientes etapas:

• Verificación interna. Durante esta fase se realiza la verificación continua, por medio de una intensa supervisión de la implantación de los Sistemas de Gestión, con ánimo de detectar los desajustes que se producen durante la aplicación práctica, bajo la forma de incumplimientos de las exigencias de los mismos.
• Auditorías internas. Se procede a elaborar las listas de chequeo y verificación de los Sistemas de Gestión, la formación de los auditores internos y la realización de las auditorías internas para evidenciar la eficacia y el grado de cumplimiento del sistema implantado.

Si los pasos aquí indicados fueren seguidos y aplicados de manera uniforme y armónica en la organización de manera que todos los niveles de actuación participen, la certificación será el resultado natural del proceso de manejo y mantenimiento de los sistemas de gestión.