Según la Organización Panamericana de la Salud-OPS, un simulacro es la escenificación de daños y lesiones en una situación hipotética de emergencia. Los participantes enfrentan situaciones recreadas utilizando habilidades y técnicas con las que atenderían casos reales; implica la movilización y operación real de personal y recursos materiales.
El documento Guía para el desarrollo de simulaciones y simulacros de emergencias y desastres de la OPS señala que el simulacro permite evaluar procedimientos, herramientas, habilidades, destrezas, capacidades –individuales e institucionales- relacionadas con los preparativos y la respuesta a desastres.
Se ejecuta en tiempo actual y cada uno de los participantes asume las tareas que usualmente realiza en su trabajo cotidiano; otros actores harán las veces de víctimas u otros personajes.
Objetivos del simulacro
- Probar la pertinencia y efectividad de planes, protocolos, procedimientos, guías u otros mecanismos operacionales de respuesta en emergencias.
- Evaluar capacidades, utilización de técnicas, herramientas, recursos y otros que involucren acciones de índole práctica relacionadas con la organización de operaciones de respuesta en situaciones de emergencia.
- Mejorar la coordinación y aplicación de técnicas específicas de reducción del riesgo y control de consecuencias por parte de los múltiples actores y organizaciones.
- Evaluar respuestas generales de grupos comunitarios, grupos ocupacionales, personal de servicios, equipos de respuesta y otros que hayan sido entrenados en destrezas particulares para la atención de emergencias específicas.
Proceso de preparación del simulacro
La OPS recomienda que durante todo el proceso de preparación se debe mantener contacto estrecho entre las diferentes áreas de trabajo para homologar contenidos, validar herramientas, establecer lineamientos, dar seguimiento al cumplimiento del cronograma de actividades, corregir desviaciones y otros aspectos de coordinación para el adecuado desarrollo del ejercicio. En caso de que el simulacro implique participación comunitaria deben considerarse reuniones de preparación y coordinación con los líderes comunitarios. Las actividades a desarrollar para preparar el simulacro son:
1. Planificación
Las funciones de planificación serán ejecutadas por el grupo de coordinación general y consisten en definir los parámetros fundamentales y las características generales del ejercicio, según se detalla a continuación:
- Propósito: establece la intención y los motivos de lo que se quiere lograr. Se define en función de un problema o una necesidad y su redacción debe responder a las preguntas por qué y para qué hacemos el simulacro y ofrecer nociones que orienten la redacción de los objetivos.
- Alcance: determina hasta dónde llega la acción o los efectos de la actividad. Define la amplitud del ejercicio en términos de cobertura geográfica, temática, niveles de complejidad, participantes y tipo de procedimientos a ejecutar o practicar, entre otros factores.
- Objetivos: son la expresión, cualitativa de los niveles de desempeño, rendimiento, producto o resultados que se espera obtener con la actividad. Estos sirven de guía para orientar la evaluación misma del ejercicio
- Público meta: son las organizaciones y personas que participarán o jugarán en el ejercicio; su selección estará sujeta a los temas o aspectos que serán validados mediante el simulacro.
- Cronograma: es la programación en el tiempo de las diferentes actividades que se deben llevar a cabo durante la preparación y ejecución del ejercicio. Este permite que los responsables puedan dar seguimiento al todo el proceso. El formulario para la preparación de ejercicios de simulacro incluye los aspectos básicos que se deben considerar en esta programación.
- Presupuesto: se debe prever recursos financieros suficientes para garantizar la organización y desarrollo del ejercicio.
- Coordinación interinstitucional: si el ejercicio implica la participación de varias organizaciones, se debe establecer claramente los mecanismos de coordinación y distribución de responsabilidades y acciones. Cuando el ejercicio implique la participación de poblaciones, la coordinación debe incluir a las autoridades y líderes comunales locales. Un representante de cada institución u organización formará parte del equipo de coordinación general.
- Ficha técnica: es una descripción de las características del ejercicio que puede servir como memoria del evento.
2. Diseño técnico
Es el proceso en el que se definen las características técnicas del ejercicio, desde el escenario hasta el cronograma del mismo. Este proceso debe orientarse hacia la obtención del mayor realismo posible en el desarrollo del simulacro. Es recomendable que el equipo de diseño cuente con experiencia previa en la realización de simulacros y posea amplio conocimiento de los planes, procedimientos, riesgos y recursos existentes en el lugar del ejercicio. Es fundamental incorporar los planes, protocolos y procedimientos de respuesta a emergencias y desastres existentes que sean aplicables al ejercicio. En este proceso se define el guión general y sus componentes.
Guión general
Es el hilo conductor del ejercicio y el elemento clave de toda la trama. En él se establece el contenido y la secuencia de las instrucciones específicas para que los equipos de respuesta actúen y se describen las actividades y el resultado que se espera de la ejecución de estas por los participantes. A diferencia de las simulaciones en este tipo de ejercicio no se entregan mensajes, por lo que los controladores brindan instrucciones generales.
El guión general incluye además:
- Escenario: define el contexto, espacio y características del ambiente en que se desarrollarán las actividades recreadas en el ejercicio, así como todos los elementos que formarán parte de la escenografía para crear condiciones como si se tratara de una emergencia real. El diseño del escenario de operaciones obedece a lo indicado en el alcance y los objetivos.
- Desarrollo de la situación: incluye una descripción general del evento o eventos que ocasionan impactos en personas, áreas o instalaciones. Estos impactos en sí constituyen las escenas de trabajo de los participantes. Los eventos que comúnmente se incluyen son terremotos, inundaciones, huracanes incendios, explosiones o epidemias. La descripción del evento debe considerar los siguientes factores: tipo de evento generador, hora del evento, magnitud, intensidad, lugar de ocurrencia y generación de otros eventos menores o consecuentes. Para el diseño se recomienda usar un formulario sobre desarrollo de la trama.
- Roles de participantes: personal de las organizaciones involucradas en el ejercicio y que deben ejecutar las acciones correspondientes a sus especialidades y a su papel en el ejercicio. En muchas ocasiones, los simulacros involucran a comunidades completas y sus pobladores son también participantes.
- Simuladores: son las personas que actuarán como víctimas y otros personajes simulados. El guión general del ejercicio debe ser sometido a la aprobación del coordinador general y de los representantes de instituciones que forman parte del comité organizador.
- Escenografía: es la representación física del impacto del evento, así como las condiciones y complejidades que permitirán valorar el desempeño de las personas y organismos participantes. Debe estar relacionada con lo descrito en el guión general. Se debe elaborar un listado de las actividades necesarias para el montaje, indicando los responsables de la ejecución, la cantidad y tipo de insumos requeridos, el momento apropiado para su instalación y cualquier otro requisito previo.Es fundamental comprobar con anticipación la disponibilidad y buen funcionamiento de todos los materiales, equipos y dispositivos a utilizar como insumos para la escenografía. Debe haber una estrecha coordinación entre los equipos de diseño y la escenografía para definir las pautas de montaje de la escenografía. Se debe elaborar una lista de chequeo que incluya los siguientes aspectos: cronología de actividades preparatorias de la escenografía y responsables de coordinar actividades específicas.
- Duración del ejercicio: depende del alcance del simulacro, de la cantidad de organismos vinculados y del tipo de operaciones. Pueden durar de 20 a 30 minutos, cuando se trata de procesos de evacuación de instalaciones o de 30 minutos hasta 3 o 4 horas, en el caso de simulacros de accidentes en carretera o en aeropuertos. En casos especiales, como en operaciones de búsqueda y rescate, la duración puede ser de 12 horas o más. Los simulacros extensos deben contemplar tiempos de descanso para el personal.
3. Organización
El proceso de organización permite integrar los resultados de los diferentes equipos de trabajo para el desarrollo coordinado del ejercicio. El proceso es liderado por el coordinador e incluye:
Determinación de necesidades logísticas
En general, la organización y desarrollo de un simulacro requiere como mínimo lo siguiente:
- Equipo humano: listado de participantes indicando el equipo de trabajo al cual pertenece, responsabilidades encomendadas, direcciones, números telefónicos, correo electrónico, y cualquier otro dato que facilite su localización.
- Espacio físico: dependiendo del tipo de ejercicio podrá considerarse: un edificio en uso (normal en simulacros hospitalarios o de evacuación de instalaciones), un área abierta en la cual se instala la escenografía, una edificación abandonada que se adapte a las especificaciones del diseño propuesto o bien una comunidad.
- Equipos y mobiliario: mesas, sillas, pizarras, papelógrafos. Equipos como sistemas de sonido, televisores y sistemas de circuito cerrado de televisión son accesorios al ejercicio y se usan para aumentar la capacidad de visualización y seguimiento para las personas invitadas al ejercicio y el equipo de control.
- Equipo de filmación y fotografía: será de mucha utilidad recoger testimonio gráfico del ejercicio mediante la fotografía y filmación de las actividades para lo cual se requiere el equipo humano y técnico respectivo.
- Material del ejercicio: está referido al inventario de recursos necesarios para la escenografía, los insumos y productos requeridos para el desarrollo del ejercicio, así como los suministros y materiales de oficina.
- Material de apoyo: mapas, tarjetas de triage, inventarios de recursos, planos, plan de respuesta, y cualquier otro recurso útil para el ejercicio. Estos materiales deben ser portados y utilizados por los equipos de respuesta a emergencia que forman parte del ejercicio y conocidos por los evaluadores.
- Documentos del ejercicio: todos los documentos y formatos descritos en esta guía deben estar completos antes de comenzar el evento.
- Sistema de comunicación: se debe disponer de un plan de comunicaciones que permita mantener en contacto a los diferentes niveles de coordinación del ejercicio, además de las comunicaciones operacionales que mantengan los diferentes equipos que trabajan en la respuesta.
- Alimentación e hidratación: agua y alimentos para los involucrados en el ejercicio.
- Identificación: gafete o distintivo de identificación para las personas relacionadas con el evento según sean organizadores, observadores, evaluadores, personal de apoyo, medios de comunicación y otros.
- Gastos personales: transporte, hospedaje, viáticos y otros gastos que se requieran para las personas relacionadas con el evento.
Reconocimiento y revisión de áreas
El equipo coordinador y personal técnico responsable del simulacro debe realizar una visita previa para el reconocimiento de las áreas en las que se desarrollará el ejercicio.
Cuando el alcance del ejercicio implique múltiples lesionados, activación de servicios de salud, traslados a hospitales o movilización de población, la revisión debe incluir: las rutas de acceso a las zonas que se evacuarán, las rutas de emergencia a utilizar, la señalización, la detección de posibles riesgos y obstáculos, así como el estado y demarcación de las zonas de seguridad.
El equipo de evaluadores debe conocer la ubicación de estaciones y bases de las instituciones que responden tales como: bomberos, paramédicos, policía u otros, así como la ubicación de los recursos. Lo anterior permite evaluar los tiempos de respuesta.
El equipo responsable del simulacro debe conocer en detalle las áreas, planos de edificaciones, ubicación de puntos relevantes, como hidrantes, salidas de emergencia, y todos aquellos detalles que se consideren pertinentes y que puedan ser útiles en el caso de presentarse una emergencia real.
Selección y preparación de simuladores
El equipo de simuladores será coordinado por una persona con amplio conocimiento del guión y el diseño en general del ejercicio. La selección de los simuladores debe realizarse con suficiente anticipación para permitir una buena preparación.
Una estrategia recomendada es solicitar la colaboración de grupos, como estudiantes de medicina, enfermería o voluntarios de socorro; también puede recurrirse a grupos o escuelas de teatro, que adicionalmente suelen contar con maquilladores expertos.
En condiciones ambientales adversas (calor, frío, topografía o escenografías con riesgo) es importante extremar las medidas de seguridad para los simuladores, y particularmente de los adolescentes. Debe evitarse la utilización de niños y adultos mayores.
Con el fin de dar más realismo a su desempeño y garantizar la seguridad de las personas, los simuladores deben recibir entrenamiento previo sobre las características del rol que desempeñarán en el ejercicio de acuerdo con las lesiones que se simulan, en forma grupal para dar las indicaciones generales, y en forma individual, para ensayar la actuación de cada simulador.
Evaluadores
Tienen la responsabilidad de valorar las acciones y decisiones de los participantes en el ejercicio y por esa razón deben ser escogidos de acuerdo a su conocimiento, experiencia y capacidad para emitir criterios sobre el tema y las características del ejercicio. Serán seleccionados con suficiente anterioridad y deben recibir información sobre su rol y el uso adecuado de los instrumentos de evaluación. Previo al ejercicio se debe realizar un recorrido con los evaluadores, por las diferentes escenas de trabajo con el fin de determinar los mejores sitios de observación y las dificultades que se puedan presentar, así como lograr una comprensión total y precisa de la secuencia de actividades y procedimientos que se van a realizar.
Observadores
Por lo general son autoridades, expertos u otras personalidades invitados a presenciar el desarrollo del ejercicio sin jugar un papel activo. No son parte del equipo de evaluadores pero podrán emitir sus opiniones y observaciones durante el periodo de la evaluación si así lo desean.
Medios de comunicación
Los simulacros suelen despertar expectativa ante la opinión pública, por lo que es importante informar a los medios sobre los objetivos del ejercicio y la importancia de la actividad para contribuir con la educación de la comunidad en el tema de preparativos para emergencias y desastres. Dependiendo de la envergadura del simulacro, puede ser conveniente que la institución que promueve el ejercicio convoque una conferencia de prensa e invite a los medios a dar cobertura al evento. Es importante aclarar a los medios de comunicación que un simulacro se realiza para evaluar los preparativos y, por tanto, las fallas que se detecten no deben ser objeto de sensacionalismo, pues serán corregidas como parte del proceso de aprendizaje en el ejercicio.
Plan médico y de seguridad
Todo ejercicio de simulacro debe disponer de un plan de seguridad que incluya la atención médica y control de posibles situaciones reales de emergencia. Debe considerar aspectos de seguridad pública, coordinación con instituciones de auxilio y red hospitalaria, así mismo debe incluir la delimitación del perímetro del ejercicio, control, extinción de incendios y rutas de evacuación.
En caso que el ejercicio implique trabajo con víctimas, es necesario mantener coordinaciones específicas con los hospitales participantes.
Información para no participantes
Se debe informar de la realización del ejercicio a las personas que no participan en el simulacro (usuarios y visitantes de las instalaciones o servicios de salud) con el fin de evitar confusión o pánico.
Verificación final de los preparativos
Días antes de la fecha del ejercicio, se deberá realizar una reunión de todas las áreas para verificar el estado de las actividades y aspectos requeridos e identificar brechas y corregir defectos. Como instrumento de comprobación se puede usar o adaptar la lista de verificación de las actividades antes del simulacro.
Documento resumen del simulacro
Toda la información referente al simulacro quedará contenida en la ficha técnica para simulacros que será el documento oficial del ejercicio y la guía para el proceso de ejecución.
4. Ejecución del ejercicio
Comprende el conjunto de actividades que se realizan durante el ejercicio. La responsabilidad de esta etapa corresponde al equipo de control, siempre en contacto con el equipo de coordinación. La evolución del ejercicio está determinada por el guión y la secuencia de acciones que la escenografía misma obliga a tomar. Algunas consideraciones de esta etapa son:
- Coordinación de los equipos: los responsables de cada una de las áreas de trabajo estarán enlazados por radio con el fin de que puedan coordinar lo correspondiente.
- Equipo de control: el controlador intervendrá en el desarrollo del trabajo de los participantes, sólo si detecta acciones o decisiones que no corresponden a las capacidades reales de respuesta o ponen en riesgo a los simuladores y participantes.
- Orden de inicio/alarma: el equipo de control da la orden de inicio o la activación de la alarma y a partir de entonces el desarrollo de las actividades es secuencial según el guión preestablecido.
- Información a espectadores: durante el desarrollo del ejercicio es usual que se brinde información para el público o los medios de comunicación, sobre la secuencia del ejercicio y las acciones que se están tomando para el control de la situación. Así mismo se debe aclarar constantemente que se trata de un simulacro, cuando éste finaliza hay que notificarlo inmediatamente.
- Los evaluadores y observadores: estarán ubicados, según los objetivos del plan de evaluación de manera que puedan observar el desarrollo del trabajo de los y las participantes, sin que intervengan en ningún momento con la dinámica del ejercicio.
- Identificación y ubicación: todas las personas relacionadas de alguna manera con el evento deben tener una identificación visible y clara de la función que desempeñan y se deben mantener en el área que se les haya asignado.
5. Evaluación del simulacro
El proceso de evaluación corresponde a dos momentos que tienen enfoques y objetivos diferentes:
Evaluación del desempeño de los participantes en el ejercicio
Esta evaluación es realizada por el equipo de evaluadores durante el ejercicio para calificar el desempeño de los participantes y el cumplimiento de los objetivos del simulacro.
Evaluación de la organización del simulacro
Está dirigida a evaluar el proceso de planificación, diseño y ejecución del ejercicio; esto servirá para documentar y retroalimentar el proceso, con miras a mejorar futuros eventos.
El coordinador o coordinadora general deberá prever un tiempo para realizar esta actividad, que será una autoevaluación en la cual todos los miembros del comité de coordinación deberán manifestar sus opiniones. Se debe generar un documento de evaluación final que registre estas reflexiones y haga recomendaciones para el mejoramiento de futuras
experiencias.
La última actividad del simulacro es la entrega del informe final, la cual está bajo la responsabilidad del comité coordinador. El responsable de la evaluación debe recoger, procesar y producir el informe final producto de la evaluación.
6. Sistematización del ejercicio
La sistematización del ejercicio es un proceso necesario tanto para realimentar el plan de respuesta ante emergencias y desastres, como para corregir las desviaciones detectadas de cara a la planificación de los siguientes simulacros. Esto implica el análisis y compilación de toda la documentación técnica y administrativa generada en las diversas etapas, que incluye el registro gráfico de las acciones mediante fotografías, planos, croquis y videos.
La sistematización tiene dos etapas: la primera implica la compilación de los aspectos de planificación, diseño técnico y organización que se han incluido en el documento oficial del simulacro. La segunda etapa comprende la elaboración del informe de evaluación y recopilación de experiencias del ejercicio, lo cual se incorpora unas semanas después de realizado el simulacro.
7. Seguimiento a los resultados
El coordinador del simulacro es responsable de presentar a la institución o instituciones vinculadas al simulacro un informe detallado con los resultados de la evaluación del ejercicio. El informe será entregado en forma oficial mediante nota o en forma personal ante las autoridades institucionales. Las autoridades son responsables del seguimiento e implementación de las recomendaciones y la actualización de los planes de preparativos y respuesta.
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